GROUPE SCOLAIRE ALISSA INTERNATIONAL SARL

Cette page explique quelles informations notre établissement enregistre dans son logiciel de gestion de la scolarité, pourquoi, qui peut les voir, ce qui en sort vers des prestataires extérieurs, combien de temps elles sont gardées, et comment demander une correction ou une suppression. Elle est écrite pour être lue par les familles, sans jargon.

Ce que nous enregistrons

Sur l'élève

• son identité : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance ;
• son matricule interne et, s'il existe, son matricule officiel ;
• sa photo d'identité (facultative) ;
• sa scolarité : classe, niveau, régime, date d'admission, école précédente, et — s'il quitte l'établissement — la date et le motif de son départ ;
• ses résultats : notes, moyennes, rangs, appréciations et bulletins ;
• sa vie scolaire : absences, retards et, le cas échéant, incidents de discipline avec la sanction décidée.

L'école ne collecte AUCUNE donnée de santé : ni fiche médicale, ni allergie, ni traitement, ni passage à l'infirmerie. Le formulaire d'inscription ne pose aucune question sur la santé de votre enfant. Si une situation médicale doit être connue de l'école, elle se dit de vive voix au secrétariat et ne fait l'objet d'aucun enregistrement dans le logiciel.

Sur les parents et responsables

• noms, prénom et lien de parenté avec l'élève, tuteur légal ;
• profession et lieu de travail ;
• adresse (ville, secteur, quartier, rue) ;
• numéros de téléphone (dont WhatsApp) et adresse e-mail ;
• pour le compte du portail parents : le numéro de téléphone de connexion, les dates de connexion et le mot de passe — celui-ci est stocké sous une forme brouillée (dite « hachée ») que personne, pas même l'école, ne peut relire.

Sur l'argent

• les frais dus selon la grille de l'école, les échéanciers, les paiements reçus (montant, date, mode de paiement) et les reçus émis.

Autres

• les demandes déposées via le formulaire d'inscription en ligne (les renseignements que vous y saisissez) ;
• des photos d'événements de l'école (rentrée, remises de prix, sorties) où des élèves peuvent figurer ;
• un journal technique qui trace les actions faites dans le logiciel par le personnel (qui a fait quoi, quand, depuis quelle adresse) — il sert à protéger vos données, pas à en collecter de nouvelles.

Pourquoi ces informations

Uniquement pour la gestion de la scolarité : inscrire l'élève et suivre son parcours, établir les bulletins et documents officiels, veiller à sa sécurité et à sa santé pendant le temps scolaire, tenir les comptes de scolarité, joindre la famille (informations, relances, urgences) et répondre aux demandes des autorités éducatives. Rien d'autre : pas de publicité, pas de revente.

Qui y accède dans l'école

Chaque membre du personnel a un compte à son nom et ne voit que ce que son rôle exige :

• la direction (directeur, censeur) accède aux dossiers des élèves, chacun dans le périmètre de classes qui lui est confié ;
• le surveillant gère les dossiers, les présences et la discipline ;
• la caisse voit les frais, paiements et relevés des familles ;
• l'enseignant saisit les notes et l'appel de ses propres classes ;
• le bibliothécaire ne voit que les prêts de livres.

Les photos de la galerie d'événements sont visibles de tout le personnel ; elles ne sont pas publiées sur le portail des parents ni ailleurs en ligne.

Chaque famille, via le portail parents, ne voit que SES enfants.

Ce qui sort de l'école

Trois choses, et seulement trois :

• les messages que l'école vous envoie (WhatsApp, SMS, e-mail, notification sur téléphone) passent par des prestataires techniques d'envoi : votre numéro ou votre adresse, et le contenu du message (nom de l'élève, montant dû, absence signalée, identifiants du portail) transitent par eux ;
• le paiement en ligne, si vous l'utilisez, est traité par le prestataire de paiement LigdiCash : le nom de l'élève, le montant, le numéro de téléphone du payeur et la référence du paiement lui sont transmis, en passant par la plateforme technique de l'éditeur du logiciel ; le débit lui-même est ensuite opéré par votre opérateur de monnaie mobile (par exemple Orange Money). Payer au guichet de l'école reste toujours possible et ne transmet rien à ces prestataires ;
• les données sont stockées sur un serveur en ligne administré pour l'école par l'éditeur du logiciel.

Aucune donnée n'est vendue, louée ni transmise à qui que ce soit d'autre.

Les photos : ce que nous garantissons, et ce que nous ne pouvons pas garantir

Les écrans qui listent les photos exigent un compte. En revanche, les fichiers image eux-mêmes (photo du dossier de l'élève, images de la galerie) sont servis par des adresses longues et impossibles à deviner, mais SANS mot de passe : toute personne qui possède le lien exact d'une image peut l'ouvrir, et un lien transmis reste consultable. Nous demandons au personnel de ne jamais rediffuser ces liens. Si vous souhaitez qu'une photo de votre enfant soit retirée, demandez-le à l'école : elle sera supprimée du serveur.

Le code QR des documents

Certains documents (certificats, attestations, bulletins) portent un code QR qui mène à une page publique de vérification. Cette page confirme seulement que le document a bien été émis par l'école et montre ce qui y était écrit au moment de l'émission (type de document, nom de l'élève, classe, dates). Elle ne montre ni adresse, ni coordonnées, ni situation financière, ni donnée de santé — et un code inconnu n'affiche rien du tout.

Combien de temps

Le dossier scolaire est conservé pendant toute la scolarité de l'élève et après son départ : l'école doit pouvoir rééditer un certificat de scolarité ou un relevé des années plus tard, quand un ancien élève en a besoin. Le logiciel n'efface rien automatiquement, hormis des fichiers techniques temporaires. Ce qui n'est plus nécessaire après le départ d'un élève — photos, coordonnées de la famille — peut être supprimé sur demande.

Vos droits : consulter, corriger, supprimer

La réglementation burkinabè sur la protection des données à caractère personnel vous reconnaît un droit d'accès, de rectification et de suppression. Concrètement : adressez-vous au secrétariat ou à la direction, par écrit ou en personne, en précisant l'élève concerné et votre demande — consulter ce qui est enregistré, faire corriger une erreur (un numéro de téléphone, une date de naissance), faire supprimer ce qui n'est plus nécessaire. L'école vous répond dans un délai raisonnable et trace la correction dans son journal.